Events: 23. OpaccUserGroup 2009, GYSO AG, Kloten
GYSO AG
Steinackerstrasse 34
8302 Kloten ZH

23. OpaccUserGroup 2009, GYSO AG, Kloten

Donnerstag, 07. - Donnerstag, 07. Mai 2009, 16:30 - 00:00 UhrGYSO AG, Kloten

Die GYSO AG ist ein schweizerisches Familien-Unternehmen mit über 80 Mitarbeitenden. Mit einer breiten, umfassenden Produktpalette zu den Themen "Kleben, Dichten, Schützen" richtet man sich an Betriebe im Baubereich und im Fahrzeugbau. Neben hochstehenden Produkten sind kompetente Beratung, Kundennähe und hohe Lieferbereitschaft wichtige Pfeiler des Erfolges. Bereits seit 1994 setzt die GYSO AG auf insyde. 2004 erfolgte die Umstellung auf OpaccOne. Die Gyso AG hat sich in den vergangenen 15 Jahren stark vergrössert und verändert. Das gilt auch für insyde/OpaccOne. Der Einsatz- und Anwendungsbereich wurde mittels mehrerer Projekte erweitert und ausgebaut.

Die Opacc UserGroup war am 7. Mai 2009 Gast bei der GYSO AG. Cris Wouters, Projektleiter und Partner von Opacc, begrüsst über 60 TeilnehmerInnen und insbesonders die Referenten der GYSO AG. Es ist dies jetzt bereits der 23. UserGroup Anlass. Immer wieder zeigen sich bei diesen Nachmittagen spannende Einblicke und Erkenntnisse. Die gastgebenden Unternehmen investieren Zeit und Engagement in die Vorbereitungen.

Die Referenten der GYSO AG:

  • Stephen Dale, Kaufmännischer Leiter
  • Hans Graber, Verkaufsleiter
  • Thorsten Hnida, Leiter Einkauf
  • Hanspeter von Niederhäusern, Leiter Lager
  • Andreas Moser, Stv. Leiter Lager

Das Programm für den Nachmittag:

  • Vorstellung der GYSO AG
  • Einkauf und Logistikprozesse in OpaccOne
  • Tipps und Tricks
  • geplante Anpassungen
  • Firmenrundgang in Gruppen
  • Präsentation der WebCRM-Lösung
  • OpaccOne News aus der "Softwareküche"

Die Ausführungen von Stephen Dale zum Werdegang der GYSO AG und zu den Produkten.Die Wurzeln der GYSO AG reichen ins Jahr 1957. Albert Gysel begann in einer Garage in Wallisellen mit Unterbodenschutz für Automobile. Sein Sohn J.P. Gysel trat bereits ein Jahr später ins Unternehmen ein und führte die GYSO AG 40 Jahre lang als CEO. 2007 erfolgte die Übergabe an die Dritte Generation.

Über all die Jahre konzentrierte sich die GYSO AG auf die Kernkompetenzen "Kleben, Dichten, Schützen". Und dies wiederum konzentriert auf die Bereiche Bau, Boden, Fahrzeug- und Industriebedarf. Die GYSO AG ist ein Handels-Unternehmen. Kunden der GYSO AG sind Endverbraucher, resp. "Werkersteller". Kompetente Fach- und Sachberatung werden zu einem Bestandteil der verkauften Produkte. Produkte der GYSO AG sind in den "erstellten Werken" nur teilweise oder nicht sichtbar, erfüllen jedoch wichtige Funktionen, oft während Jahrzehnten.

Die breite Palette der Qualitäts-Produkte, das Fachwissen dazu, die gelebte Kundennähe und die hohe Lieferbereitschaft bilden wichtige Pfeiler des Erfolges. Die GYSO AG ist Arbeitgeberin für über 80 Mitarbeitende, 34 davon im Aussendienst. Hauptsitz ist in Kloten, je eine Filiale befindet sich in Münchenbuchsee und in Crissier. An allen 3 Standorten ist auch ein GYSO-Shop für einen direkten sofortigen Warenbezug. Für eine noch bessere Fokussierung auf die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden und der Märkte erfolgte vor 10 Jahren im Verkauf die Aufteilung in die Bereiche Bau und Fahrzeuge.

Bauprodukte

Branchen: Holz, Metall/Glas, Haustechnik

  • Dichtmassen
  • Klebebänder
  • Dichtbänder
  • Distanzbänder
  • Antidröhnprodukte
  • Folien

Bodenprodukte

Branchen: Parkett und Teppiche, keramische Wand- und Bodenbeläge, Maler-, Gipser- und Baugeschäfte

  • Bodensanierung
  • Grundierungen
  • Spachtelmassen
  • Parkettkleber
  • Bodenklebstoffe
  • Kontaktkleber

Fahrzeug- und Industriebedarf

Branchen: Carrosserien, Spritzwerke, Garagen, Sattlereien, Fahrzeugbau

  • Scheibenkleber
  • Abdeckprodukte
  • Schleifmittel
  • Spachtelmassen
  • Korrosionsschutz
  • Kabinenprodukte

Die GYSO AG und Opacc verbindet eine langjährige Partnerschaft. Sie begann 1994 mit der Ablösung eines NCR-Systems mit insyde. Die Gyso AG hat sich in den vergangenen 15 Jahren stark vergrössert und verändert. Das gilt auch für insyde/OpaccOne. Der Einsatz- und Anwendungsbereich wurde mittels mehrerer Projekte erweitert und ausgebaut. Die während all der Jahre geschaffenen Neuerungen von insyde/OpaccOne wurden von der GYSO AG aufgenommen und zur Effizienz-Steigerung, aber auch für noch mehr Kundennähe ein- und umgesetzt. Weitere Umsetzungen, Verbesserungen und Projekte sind geplant.

Beim Handelsbetrieb beginnt die Gewährleistung einer hohen Lieferbereitschaft beim Einkauf. In seinem Referat zeigte Thorsten Hnida die Besonderheiten des Einkaufes bei der GYSO AG auf der Basis von OpaccOne. Bei dieser ausführlichen Präsentation konnte einmal mehr erahnt werden: Wohl kann ein IT-System auch bei hoher Komplexität den Einkauf substantiell unterstützen und vereinfachen. Für gewisse Feinjustierungen - sei es für eine optimale Lagergrösse, vernünftige Bezugskosten der bestellten Mengen, bei gleichzeitig hoher eigener Lieferbereitschaft - ist die Erfahrung und Intuition des Einkäufers immer noch ein wichtiger Faktor.

Einen hohen Stellenwert haben Rahmenaufträge mit Abrufen. Gründe dazu können produktionstechnischer Natur sein, z. B. eigene Spezifikationen oder eine Mindestfabrikationsmenge. Vorteile sind feste (attraktive) Preise bei geringer Lagerhaltung für GYSO und doch kurze Fristen des Lieferanten. Ein Rahmen beinhaltet eine Grossmenge, die durch eine bestimmte Zahl von Abrufen "tranchenweise" bestellt wird. Wurden die Rahmenaufträge in OpaccOne als Bestellungen gehandhabt, so erschwerte dies die Disposition der konkreten Abrufe. Trotzdem sollten die Rahmenaufträge innerhalb von OpaccOne verwaltbar bleiben. So werden jetzt die Rahmenaufträge auf der Stufe Anfrage erstellt, und die Disposition der Abrufe erfolgt im ordentlichen Bestellvorschlagsverfahren.

Lieferanten-Bestellungen werden als PDF-Datei mit E-Mail versendet. Die Bestellungen in OpaccOne haben dabei den Statuscode 1, "Bestellung unbestätigt". Wird die Bestellung innerhalb von 3 Tagen bestätigt, so wird deren Statuscode manuell auf 3, "Bestellung bestätigt", gestellt. Ist nach 3 Tagen keine Bestell-Bestätigung eingetroffen, so werden mittels einer Poolverarbeitung die nicht bestätigten Bestellungen ermittelt und es wird eine Terminmahnung (E-Mail? Fax?) versandt.

Einkauf bei der GYSO AG

  • 4 Personen
  • Ca. 180 Lieferanten
  • Ca. 4‘000 aktive Artikel
  • Beschaffung weltweit
  • Lieferfristen 3 - 90 Tage
  • Ca. 2‘500 Bestellungen p.a.
  • Strategie: Hoher Grad an Verfügbarkeit
  • Lieferanten sind Mitarbeitern fest zugeteilt
  • Bestellversand via Mail
  • Papieroutput für den Waren-Eingang

Gegebenheiten Logistik

  • 3 Lagerorte + AD-Lager
  • Anlieferungen Lieferanten nach Kloten
  • Filialen bestellen via GYSO Kloten
  • Belieferung Filialen mit eigenem LKW
  • Lagerplatzbewirtschaftung via Objektverwaltung

Die Besichtigung der GYSO AG erfolgte in 3 Gruppen:

Die GYSO-Shops sind nicht nach dem Cash+Carry Prinzip. Die Handwerker lassen sich beraten, bestellen die Produkte, diese werden durch die GYSO-Shop-Mitarbeitenden im Rüstlager sofort gepickt und dem Kunden übergeben.

Für individuelle Rollenbreiten oder Individual-Masse von Folien und Matten besteht ein Zuschneide-Service.

Gewisse Produkte gelten als Gefahrengut, sie werden in einem baulich speziellen Bereich gelagert.

Das Picken im Rüstlager erfolgt nach einer einheitlichen "Lagerort-Ordnung". Diese einheitliche Ordnung gilt auch für die Hochregallager.

Die Rüstlisten sind für den Pickprozess nach Lagerort optimiert. Es wird berücksichtigt, dass grössere Mengen aus Stocklager entnommen werden, ohne vorgängig den Picklagerplatz zu leeren.

Hanspeter von Niederhäusern zeigte anhand praktischer Beispiele den Prozess des Pickens, des Pickens mit internem Warenverschieben, den Verpackungsprozess, den Online-Transport-Buchungsprozess mit dem Spediteur.

Andreas Moser präsentierte Beispiele von Wareneingängen und damit auch die systemtechnische Handhabung der Lagerplätze der chaotischen Lagerverwaltung.

Assistiert von Christoph von Däniken, Projektleiter bei Opacc, präsentierte Stephen Dale die bei GYSO implementierte und bereits während mehrerer Jahre eingesetzte OpaccOne WebCRM Lösung:

Die 34 Aussendienst-Mitarbeitenden bei der GYSO AG sind zentrales Bindeglied zwischen "Zentrale und Kunden". Sie sind nicht nur wichtige Fach- und Sach-Knowhow-Träger, sie sind auch die Wissens-Träger von Kundenbeziehungen. Sie sind viel unterwegs, keine "Büromenschen" und organisieren sich selber mittels des bekannten Karteikastens. Die Erfahrungen der GYSO AG mit der Übermittlung von Bestellungen mit E-Mail waren zu wenig positiv.

Ziele und Vorstellungen für die Einführung von WebCRM

  • Weg vom System des Karteikastens und des dezentralen Wissens
  • Entlastung des Aussendienstes von administrativen Arbeiten
  • Generelle Verbesserung der Aktualität
  • Bessere Nutzung der Möglichkeiten der Logistik (Bestelleingänge bis 15.00 Uhr werden am gleichen Tag ausgeliefert)
  • Verbesserung und Pflege der Stammdaten
  • kontinuierlicher knowhow-Transfer vom Aussendienst zum zentralen Verkauf
  • Verbesserung des Besucherreportings
  • Eliminierung Papierfluss Aussendienst zum zentralen Verkauf
  • Fokus bewusst nicht für die Bestellabwicklung

Die direkt live gezeigten Beispiele und die unterschiedlichen Sichtweisen von Aussendienst und zentralem Verkauf, liess den Nutzen dieser Lösung erahnen und nachvollziehen. Bei der Konzeptphase von WebCRM wurde sichtbar, dass das geplante Aufgabenverlagern vom internen Verkauf an den Aussendienst nicht sinnvoll ist. Die Stärken des Aussendienstes sind das Wissen um den Kunden und die Produkte. Administratives liegt ihnen weniger, zudem sind sie viel unterwegs. Die Stärken des internen Verkaufes sind die administrative Kompetenz, die Schnelligkeit und die zentrale Übersicht. In der Folge werden bei Bestellungen im WebCRM vom Aussendienst nur die Dokument-Kopfdaten im IT-System erfasst/fixiert. Die Erfassung der Artikel erfolgt wohl mit Hilfe von Positionen, jedoch ist diese Erfassung in einem Textmodus, und wird durch den internen Verkauf systemmässig erfasst. Diese Aufteilung funktioniert bestens und bewährt sich. Ein Lösungsansatz nicht ganz nach den Regeln der Lehre, sondern nach den Regeln der betrieblichen Praxis.

Ein besonderes Detail der WebCRM-Lösung bei der GYSO AG ist die "Konvergenz von Karteikarte und WebCRM-System". Nicht überall erweist sich ein Einsatz von WebCRM mit dem Laptop direkt vor Ort (z.B. Baustelle) als sinnvoll oder machbar. Damit der Aussendienst-Mitarbeitende für Gespräche und Kontakte trotzdem optimal gerüstet ist, kann er sich eine Karteikarte als A4 Blatt mit allen wichtigen Informationen ausdrucken, dieses auf A6 herunterfalten, und schon hat er die entsprechende Karteikarte für das Gespräch. Jede A6 Seite mit einer klaren Informationsgruppierung. Die GYSO AG unterscheidet diese Karten so für die Bereiche Bau und Fahrzeuge.

Rolf B. Künzi, Product-Manager und Partner bei Opacc, orientierte wieder zum Thema "OpaccOne News aus der Softwareküche": In der Releaseplanung von OpaccOne wird bezüglich der Prioritäten wie folgt unterschieden:
A = ist im Release garantiert
B = wird wenn möglich vorgenommen
C = ist vorgesehen, aber nicht garantiert
Der Release V14 wird ab 25. 9. 2009 für alle Anwender verfügbar sein. Es gibt zahlreiche technologische Neuerungen substantieller Art. Bezüglich der Anwendungen sind folgende A-Punkte festgelegt: Enterprise Search, DMAS (V2) und MIS-Erweiterungen. Beim MIS geht es um Auftragsbestand im Verkauf, Auftragseingang im Verkauf, Budgetierung für Verkauf, Einkauf und Service. Weiter orientierte Rolf B. Künzi mit praktischen Beispielen über jetzt schon verfüg- und somit auch einsetzbare Neuerungen und verwies auch über deren Beschreibung in den Release-Notes.

Nach dem Neuesten von OpaccOne und der Beantwortung von Fragen dankte Cris Wouters im Namen aller Teilnehmer und auch im Namen von Opacc der GYSO AG als Gastgeberin für diesen lehrreichen Anlass. Es erfolgte ein Umzug in Richtung Flughafen zum Restaurant Runway34 für ein gemeinsames Nachtessen und einen weiteren Gedankenaustausch.

Die Anlässe der Opacc UserGroup erfolgen nach dem Grundsatz "von Opacc Kunden für Opacc Kunden". Die Geschäftstätigkeiten von Opacc Kunden sind vielfach ganz unterschiedlich. Oft begründet eine Fülle raffiniert umgesetzter Details die Mächtigkeit und Einzigartigkeit der Lösung. Das gibt auch anderen Anwendern von OpaccOne wertvolle Impulse. Berichten Sie über Ihre Installation und deren Besonderheiten. Stellen Sie Ihr Unternehmen und die Haupttätigkeiten vor. Wir unterstützen Sie dabei und informieren darüber im Newsletter und auf der Opacc WebSite. Ihre Interessens-Bekundung nehmen Cris Wouters oder Urs Amrein gerne entgegen.

Nächster Opacc UserGroup Anlass: 19. November 2009 bei der Blumenbörse Zürich.

Für diesen Anlass hat die GYSO AG die "Erfahrungs-Schatulle" weit geöffnet. Es gibt einige Zukunfts-Themen für die GYSO AG, für die Stephen Dale gerne auf die Erfahrungen anderer Opacc Kunden zurückgreifen würde:

  • Dokument Management mit OpaccOne 13 und DMAS
  • Logistik Erweiterung unter Einsatz von EAN evt. RFID
  • Crossmedia, Bilddatenbank, (ergänzender) Einsatz des CMS (von INM)

Sie erreichen Stephen Dale unter stephen.dale@gyso.ch oder direkt unter 043 255 55 69.