Events: 31. OpaccUserGroup 2013, Cosanum AG, Schlieren
Cosanum AG
Brandstrasse 28
8952 Schlieren ZH

31. OpaccUserGroup 2013, Cosanum AG, Schlieren

Donnerstag, 07. November 2013, 14:00 - 22:00 UhrCosanum AG, Schlieren

Die Cosanum AG ist ein erfolgs- und wachstumsorientiertes Schweizer Familienunternehmen mit 110 Mitarbeitenden und baut auf einem Erfahrungsfundus von über 30 Jahren auf. Als Gesundheitslogistiker beliefert und versorgt die Cosanum AG den schweizerischen Gesundheits- und Industriemarkt mit medizinischen und hygienischen Produkten und mit persönlichen Schutzausrüstungen. Das breite und tiefe Sortiment umfasst die 6 Produktlinien Pflege und Hygiene, Medizin, Serviceleistungen, Hotellerie, Orthopädie und Arbeitssicherheit.

Als erste Anwendung der Opacc Software-Familie setzte die Cosanum AG im Jahr 2006 WebCRM im Verkauf für den Aussen- und Innendienst ein. 2012 erfolgte der Umzug in ein neues Büro- und Logistikgebäude. Heute werden nahezu alle Anwendungen der Opacc Software-Familie eingesetzt und die Potentiale und Möglichkeiten der Automation kontinuierlich und gezielt erschlossen und genutzt. Am 7. November 2013 gewährte die Cosanum AG als Gastgeberin der OpaccUsergroup weitgehende Einblicke ins Unternehmen sowie in die Details zum Einsatz von Informationstechnologie für möglichst papierlose Abläufe und Prozesse innerhalb der Administration und Verwaltung sowie in der Logistik.

Programmpunkte und Präsentationen

  • Präsentation und Vorstellung der Cosanum AG
  • Einsatz der Opacc Software-Familie und der IT-Gesamtverbund

    • Umfeld, Fakten. Daten zum Einsatz der Opacc Software-Familie
    • Erfolgreicher Update von OpaccOne V14.10 auf OpaccERP V15
    • OpaccERP in Verbindung mit dem Lagerverwaltungssystem (LVS)
    • Quick Wins

      • Sicherstellung hoher Datenqualität: Stammdaten für Adressen und Artikel
      • Abrechnungen direkt mit den Krankenkassen
      • Automatische Fakturierung und automatisiertes Fakturajournal
      • Automatischer Versand von Auftragsbestätigungen als PDF-Anhang mit E-Mail
      • Automatisierter Versand elektronischer Rechnungen
      • Automatischer Versand von Erinnerungen an fällige Konsignationen
      • Automatisierter Versand von Lieferscheinen als PDF-Anhang mit E-Mail
      • Automatischer Import von Aufträgen von den Bestellplattformen GHX, MedicalColumbus
      • Automatisierter Import von Schuhbestellungen via Excel
  • Vollintegration DMAS mit Finanzwesen, Scannen, Erfassen, Visieren, Verbuchen
  • Rundgang

    • Verwaltungsgebäude
    • Lager und Logistik
  • Das Neueste aus der Software Küche

Referenten und Mitwirkende

Cosanum AG

  • Marcus Bosshard, Leitung Auftragserfassung/Einkauf/Informatik
  • Brigitte Weber, Beratung und Verkauf Arbeitssicherheit
  • Marcel Grand, Teamleiter Informatik/Stammdaten/Empfang
  • Jozef Laski, Stv. Leiter Intralogistik
  • Patrick Wirz, Leitung Finanzen

Opacc

  • Rita Hochstrasser, Projektleiterin (Moderation)
  • Rolf B. Künzi, Produkt Manager / Partner
  • Cris Wouters, Teamleiter / Partner
  • Urs P. Amrein, Marketing Manager / Partner

Fakten und Aspekte zur Cosanum AG

Die Cosanum AG wurde 1980 als Tochterunternehmen der UHAG Uebersee-Handel AG gegründet. Anlass und Impuls dazu war, dass UHAG Kunden in Übersee nicht nur Maschinen kaufen wollten, Sie wünschten, UHAG soll die mit diesen Maschinen fabrizierten Medizinalprodukte auch in der Schweiz vertreiben. Unter der späteren Leitung von René Schefer – er übernahm mit der Zeit auch das gesamte Aktienkapital – wurde das Unternehmen systematisch und kontinuierlich ausgebaut und nahm bald eine starke Stellung ein. 2008 übergab René Schefer die Geschäftsführung Roland Meyer. Auch unter dem neuen Management wird der Kurs in Richtung Wachstum – verbunden mit starker Marktverankerung und konstantem Realisieren von Kostenvorteilen – weitergeführt.

Kennzahlen, Mengen

  • Total MitarbeiterInnen:   113
  • Büro Gesamtfläche:   2‘100 m2
  • Logistikfläche inhouse:   1‘575 m2
  • Palettenplätze:   6‘500
  • Höhe Hochregallager (oberste Ablage):   16.50 m
  • Aussenlager bei Logistikpartner:   5‘500 m2
  • Lagerartikel:   11‘387
  • Lagerwert in CHF:   8‘800‘000
  • Palettenausgabe p.a.:   32‘500
  • Postpakete p.a.:   69‘100
  • LKW Vetragspartner a.d. Strasse:   48/d
  • Neue Artikel 2012:   1‘669
  • Neue Kunden 2012:   1‘888
  • Anzahl Bestellungen p.a.:   62‘474
  • cosaLog Rollwagen p.a.:   2‘186

Die Bedeutung der Logistik für die Abwicklung solcher Mengen im Einkauf und im Verkauf ist essentiell. Viele der von Cosanum vertriebenen Produkte sind einfacher Natur, für die es mehrere Anbieter (auch Grossverteiler) gibt. Ein hoher Servicegrad (hohe Lieferbereitschaft, schnelle Lieferung, Erfüllung von Kundenwünschen) wird zum entscheidenden Faktor. Deckt sich ein Kunde einmal anderweitig ein, so ist er nur noch mit grossem Aufwand rückholbar.

Das breite und tiefe Sortiment umfasst die 6 Produktlinien:

  • Pflege und Hygiene
  • Medizin
  • Serviceleistungen
  • Hotellerie
  • Orthopädie
  • Arbeitssicherheit

Im Leitbild bekennt sich die Cosanum AG zu den Werten Leidenschaft, Dialog und Partnerschaft. Als Gesundheitslogistiker will Cosanum für möglichst jeden einzelnen Kunden für die Bereiche Medizin-, Hotellerie- und Arbeitssicherheitsprodukte der wichtigste Anbieter sein. Durch Einzigartigkeit in allen Facetten soll täglich neu begeistert werden. Mit Kommunikation soll auf den Grund gegangen, Klarheit und Vertrauen geschafft werden. Der Weg mit den Kunden, Mitarbeitenden und Lieferanten ist langfristig und gemeinsam. In diesem gelebten inspirativen und zugleich sich gegenseitig verpflichteten Umfeld werden innovative Lösungen für nachhaltigen Mehrwert erarbeitet.

Zur Art und Weise der Marktbearbeitung

Am Beispiel des Hautschutzkonzeptes erklärte Brigitte Weber die grundsätzliche Arbeitsweise im Verkauf. Hautschutz ist ein Bereich der Produktlinie Arbeitssicherheit. Hier arbeiten sie ausschliesslich mit Konzepten. Cosanum sucht "Partnerschaft auf die Länge." Mit einer Arbeitsplatzanalyse und Gesprächen mit den Anwendern, wollen sie möglichst detailliert ermitteln, was ein zukünftiger Kunde für die Mitarbeitenden braucht. Diese Erkenntnisse fliessen in ein Grundangebot mit dem Ziel, während einer dokumentierten Testphase die langfristig richtigen Produkte zu ermitteln. Aufgrund der Erkenntnisse wird im Unternehmen das Hautschutzkonzept eingeführt. Dazu gehört auch fundierte Schulung sowie verschiedene Massnahmen und Dokumente zur Sicherstellung, dass das Hautschutzkonzept richtig und konsequent bei den Mitarbeitenden Anwendung findet. Wir prüfen das nach einigen Monaten, schulen nach oder nehmen kleine Änderungen vor.

Ein Wort zur Schulung: Die findet bei uns statt, wir vermitteln auf einfache Weise Hintergrundwissen, gehen mit dem Beispiel voran und tragen z.B. Schutzanzüge und Sicherheitsschuhe, und machen alle Tätigkeiten und Übungen in diesem Zusammenhang mit. Das bewirkt Offenheit für die Thematik, erhöht die Akzeptanz und motiviert, den Schutz konsequent anzuwenden, gegebenenfalls auch privat (Schutzbrille, Gehörschutz, Handschuhe, Schutzhosen für Arbeiten mit der Kettensäge usw.).

Mit dem konzeptionellen Vorgehen verkaufen wir wohl Produkte, sichern jedoch, dass die Schutzkonzepte auf die Länge funktionieren. Das bietet dem Kunden mehr Sicherheit und einen grösseren Schutz für die Mitarbeitenden. Für die Kunden ist das auch ein wirtschaftlicher Aspekt: Es gibt weniger Ausfälle, dank der Testphase auch weniger Kosten – allergische Reaktionen werden während dieser Zeit erkannt, und letztendlich geht es auch um das Wohl der Mitarbeitenden. Eine gute Ausgangsbasis für Zufriedenheit und langfristige Partnerschaft.

Opacc Software-Familie und Informationstechnologie

Marcus Bosshard, Marcel Grand und Patrick Wirz referierten über unterschiedliche Ansätze und Aspekte zum Einsatz der Opacc Software-Familie. Dabei stehen nicht nur die maximale Verfügbarkeit der Systeme und ein optimales Zusammenspiel der Dienste im Zentrum. Im Rahmen der permanenten Verbesserung geht es um die gezielte Erschliessung von Potentialen, Rationalisierungen, Verbesserungen in der Qualität, Erhöhung von Verarbeitungsgeschwindigkeiten, Kooperation mit Diensten Dritter, Verbreiterung der eigenen Dienste für interne Vereinfachungen und die Schaffung neuer Angebots- und Dienstleistungs-Möglichkeiten für Kunden und Leistungsträger. Vieles auch mit dem Ziel, noch mehr vom Papier wegzukommen.

Opacc Software-Familie bei der Cosanum AG

  • Im Einsatz sind Opacc BackOffice, FrontOffice und DMAS
  • Nutzung des Frontoffice für WebShop, -CRM und -QMS
  • Direktanbindung zu Logistik- und Finanzsoftware
  • Über ein halbes Dutzend EDI-Schnittstellen (Paynet, GHX, etc.)
  • Rund 50 permanente BackOffice-Benutzer
  • Täglich ca. 350 Aufträge oder 1000 Auftragspositionen
  • Über 80 automatisierte Tasks, Applikationspools und Services

Mehr zum Einsatz der Software-Familie von Opacc bei der Cosanum AG erfahren Sie im Rahmen des Newsletters im Verlaufe der kommenden Monate.

Rundgang

Der Entscheid der Cosanum AG für neue Gebäulichkeiten für Büro, Logistik und Lager war gleichzeitig in verschiedener Hinsicht ein Entscheid für einen Neubeginn von Grund auf – so auch für einen Bau nach Minergie-Standard.

Bürorämlichkeiten

Die Absicht, am neuen Ort die Büros nach dem Prinzip von "Open Space" zu gestalten, vermochte nicht alle Mitarbeitenden auf Anhieb zu begeistern. Von Signalwirkung war, dass es auch für den Geschäftsführer und für die Mitarbeitenden der Geschäftsleitung kein eigenes Büro mehr gibt. Die ganze Einrichtung und Gestaltung der beiden je auf einer Etage erstellten Grossräume vermittelt wohl eine auf Produktivität ausgerichtete Straffheit, die gleichzeitig aber sicht- und spürbar das Wohl der Mitarbeitenden miteinschliesst:

  • Ein möglichst hoher Anteil Tageslicht soll zur Helligkeit des Open Space beitragen. Die Raumgestaltung erfolgte mit viel Glas. Die zahlreichen Sitzungsräume sind zwar schalldicht, jedoch transparent, was die Helligkeit verbessert. Viel zur Lebendigkeit und Orientierung, wie auch zur Ruhe, trägt die Umsetzung des Farbkonzeptes der 6 Produktlinien bei. Teams, die zur Erfüllung der Aufgabe viel gemeinsam kommunizieren, sind in örtlicher Nähe zueinander (z.B. Kundendienst und Produkt-Management).
  • Sämtliches Mobiliar für Einrichtungen und Arbeitsplätze wurde neu beschafft. Die Ausstattung aller Arbeitsplätze ist durchgängig einheitlich sowie schnell und direkt auf individuelle ergonomische Erfordernisse anpassbar. Anstelle eines Arbeitsplatzdruckers ist ein zweiter Bildschirm vorhanden. Ausdrucke erfolgen im Rahmen des Follow-Me-Prinzips (Mitarbeiter-Batch) in je zwei Druckräumen der beiden Bürostockwerke sowie bei Empfang und Logistik. Für den Rückzug, für formelle und informelle Gespräche, gibt es zahlreiche Möglichkeiten: Offene und diskrete Sitzgruppen, Stehtische, Rückzugsarbeitsplätze sowie unterschiedlichste Sitzungszimmer. Letztere betrachtet die Cosanum AG auch als Kraftorte. Sie sind mit einem Grossbild entsprechend der Namensbezeichnung des Kraftortes ausgestattet (z.B. Engstlenalp, Rosenlaui, Creux du Van).

Rückblickend auf die ersten 15 Monate zeigen Open Space und Minergie sehr positive Erfahrungen. Erwartungsgemäss brauchte es in der ersten Zeit Anpassungen und Feinschliffe. Mit Minergie wird viel Energie gespart, doch die bekannten Problematiken lassen sich nicht ignorieren. Die Mitarbeitenden mussten sich neuen Situationen stellen, Gewohnheiten ändern und auch aufeinander Rücksicht nehmen. Doch alle sind immer noch dabei!

Logistik und Lager

Die Stärkung des Bereiches Logistik als essentielle Produktiv-Einheit erfolgte mit neuester, dediziert auf die Geschäftstätigkeiten der Cosanum AG ausgerichteten Gebäude-, Lager- und Logistik-Infrastruktur.

Alle Warenbewegungen erfolgen weitestgehend papierfrei. Betreffend IT ist das ERP System (Opacc) mit einem auf die Intralogistik ausgerichteten System (LVS, Brisoft) gekoppelt. Ein Kundenauftrag wird nicht mehr von einem Mitarbeitenden von A bis Z gepickt, gerüstet und in den Versandbereich gebracht. Das Rüsten der Aufträge wird aufgeteilt und von verschiedenen Mitarbeitenden in den jeweiligen Lagerbereichen vorgenommen. Gepickte Ware wird in den beiden Zonen für Post- oder Camion-Versand zusammengeführt und in den Warenausgang für das Verpacken und den Checkout weitergeleitet. Die ganze Logistik kommuniziert mittels WLAN. Die Kommandos/Anweisungen erfolgen vom Leitstand direkt auf die Displays der mobilen Geräte der Mitarbeitenden.

Die Erfahrungen zeigen: Wohl lässt sich in der Intralogistik sehr viel rationalisieren und automatisieren, die Sachkenntnis und Kompetenz der Person am Leitstand ist für einen sicheren und optimalen Betrieb jedoch entscheidender. Die geringste Laufzeit eines Auftrages variiert zwischen 14 bis 17 Stunden. Bestellt ein Kunde im Webshop um 17.00 Uhr, wird die Ware gleichentags der Post oder am frühen kommenden Morgen dem Spediteur übergeben.

Das Neueste aus der Software Küche

Rolf B Künzi führte aus, dass seitens der Entwicklung in den vergangenen und in den nächsten Monaten viel an "inneren Verbesserungen" vorgenommen wurde und wird, was sich in der immer stärker werdenden Performance zeigt.

Er präsentierte auch Konkretes: Der Verkauf und der Einkauf verschmelzen vermehrt. In Verkaufsdokumenten lassen sich direkt auf positionsebene Vorgaben für den Einkauf erfassen und mit der Verarbeitung von Verkaufsdokumenten gleich auch die Einkaufsdokumente erstellen.

Mit der neu geschaffenen Positionsüberwachung lassen sich Rahmenverträge handhaben. Abrufe für einen Rahmenauftrag erfolgen in einem normalen Auftrag. Jedoch mit dem Aufrufen der Positionsüberwachung werden die Rahmenaufträge angezeigt, die Konditionen des zugewiesenen Rahmenauftrages übernommen und die Menge aktualisiert. Die einzelnen Bezüge für einen Rahmenauftrag sind transparent auflistbar.

Im Zusammenhang mit den Arbeiten für den EnterpriseShop wurden attributneutrale Hilfstabellen geschaffen. Die gilt es nur noch einmal zu erfassen und mittels Redefinition von Business Objetcs (OpaccStudio) den gewünschten Attributen zuzuordnen.

Ein wichtiges Element für den EnterpriseShop wird die kommende Erweiterung "Katalogisierung". In OpaccERP basiert das Content-Management sowohl aus Produkt Data Management (PDM) und dem Product Catalogue Management. Bei PDM geht es um die Verwaltung der Produktdaten per se und bei PCM um die Verwaltung derer Aufbereitung und Form der Präsentation sowie der Verwaltung des dazu gehörenden gestalterischen Umfeldes und Rahmens. Dabei können mehrere PCMs auf die gesamte PDM-Basis greifen und nur jene Teile nutzen, die innerhalb des einzelnen PCMs vordefiniert sind. Mit anderen Worten: Die gesamte Steuerung des EnterpriseShops erfolgt mit benutzerfreundlichen User-Interfaces innerhalb von OpaccERP.

Rita Hochstrasser und Cris Wouters dankten Marcus Bosshard, Brigitte Weber, Marcel Grand, Jozef Laski, und Patrick Wirz sowie allen stillen Helfern für diesen gelungenen und erkenntnisreichen Nachmittag. Beim Apéro und beim Geniessen der verschiedenen "Quick-Wins-Häppchen" zeigten sich die Teilnehmenden beeindruckt und anerkennend sowohl zur Fülle des Gebotenen, als auch zum Unternehmen Cosanum AG – und besonders wie mit dem Einsatz der Informationstechnologie Potentiale für die Automation gezielt erschlossen werden, und papier- und medienbruchfreie Abläufe und Prozesse vielerorts bereits Tatsache sind.

Der nächste OpaccUserGroup Anlass findet im Frühjahr 2014 statt.

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