Daten: Wenn Shop und ERP Unterschiedliches wissen.
Fehler 1: Stammdaten werden doppelt gepflegt
Artikel, Beschreibungen und Kategorien werden im ERP erfasst und danach im Shop ein zweites Mal gepflegt. Das kostet nicht nur Zeit. Spätestens nach einigen Monaten stimmen die beiden Datenstände nicht mehr überein, weil Änderungen nur auf einer Seite nachgetragen werden. Grundsätzlich gilt: Jede Information braucht genau ein führendes System. Für Artikel-, Kunden- und Preisdaten ist das in aller Regel das ERP.
Fehler 2: Der Shop kennt die Kundenkonditionen nicht
Gerade im B2B-Handel hat fast jeder Kunde eigene Preise, Rabattstaffeln oder Rahmenverträge. Zeigt der Shop nur Listenpreise, rufen Kunden trotzdem an, um ihren effektiven Preis zu erfahren. Damit verliert der Shop seinen wichtigsten Nutzen. Kundenspezifische Preise gehören deshalb live aus dem ERP in den Shop, inklusive Konditionen und Mindestmengen.
Fehler 3: Lagerbestände und Liefertermine sind veraltet
Viele Anbindungen gleichen Bestände nur nachts oder stündlich ab. Bei schnell drehenden Artikeln reicht das nicht: Der Shop verkauft Ware, die bereits weg ist, oder zeigt einen Liefertermin, den das Lager nicht halten kann. Die Folge sind Stornos, Rückfragen und verärgerte Kunden. Verfügbarkeiten sollten im Moment der Anfrage aus dem ERP kommen, nicht aus einer Kopie.
Prozesse: Wenn Medienbrüche den Alltag bestimmen.
Fehler 4: Bestellungen werden manuell ins ERP übertragen
Es kommt häufiger vor, als man denkt: Der Shop verschickt eine Bestell-E-Mail, und der Innendienst erfasst den Auftrag von Hand im ERP. Jede manuelle Übertragung ist eine Fehlerquelle und bindet Personal, das für Beratung fehlt. Ein Onlineshop entfaltet seinen Effizienzgewinn erst, wenn Aufträge direkt und vollständig im ERP landen und dort ohne Zwischenschritt weiterverarbeitet werden.
Fehler 5: Kundenkonten und Berechtigungen sind getrennt organisiert
Im B2B bestellen oft mehrere Personen für dasselbe Unternehmen, mit unterschiedlichen Rechten und Budgets. Werden diese Rollen im Shop separat vom Kundenstamm im ERP verwaltet, entstehen Lücken: Ehemalige Mitarbeitende behalten Zugriff, neue Ansprechpartner fehlen. Benutzer, Rollen und Freigaben sollten direkt am Kundenstamm hängen, damit Änderungen überall gleichzeitig gelten.
Fehler 6: Belege und Auftragsstatus bleiben im ERP verborgen
Kunden wollen nicht nur bestellen. Sie möchten auch sehen, wo ihre Lieferung steht, eine Rechnung herunterladen oder eine frühere Bestellung wiederholen. Bleiben diese Informationen im ERP, landen die Fragen beim Innendienst. Ein Shop mit Zugriff auf Auftragsstatus, Lieferscheine, Rechnungen und Bestellhistorie entlastet das Team spürbar und macht den Shop zum Self-Service-Kanal.
Architektur: Wenn die Verbindung selbst zum Problem wird.
Fehler 7: Middleware als Dauerlösung
Viele Unternehmen verbinden Shop und ERP über einen Connector oder eine individuelle Middleware. Das funktioniert, solange sich nichts ändert. Jedes Update auf einer der beiden Seiten kann die Schnittstelle beeinträchtigen, und jede neue Anforderung verlangt ein neues Mapping. Mit der Zeit wird die Schnittstelle zum teuersten und fragilsten Teil der Lösung. Prüfen Sie deshalb früh, wie viele Systeme zwischen Kunde und ERP wirklich nötig sind..
Fehler 8: Niemand ist für die Schnittstelle verantwortlich
Der Shop gehört dem Marketing, das ERP der IT, und die Schnittstelle dazwischen gehört niemandem. Bricht ein Datenabgleich ab, fällt das oft erst auf, wenn sich Kunden beschweren. Legen Sie klare Zuständigkeiten fest und sorgen Sie für ein Monitoring, das fehlgeschlagene Übertragungen sofort meldet. Idealerweise arbeiten E-Commerce-Team und IT dabei mit denselben Daten und denselben Werkzeugen.
Fehler 9: Der Shop wird als isoliertes Projekt geplant
Ein Onlineshop wird häufig wie eine Website beschafft: Design, Produktdarstellung, Go-live. Die Integration ins ERP folgt später. Dieser Ansatz führt fast zwangsläufig zu den Fehlern 1 bis 8. Wer E-Commerce als Teil der Geschäftsprozesse versteht, klärt zuerst Datenflüsse, Verantwortlichkeiten und Kundenprozesse und wählt erst danach die Technologie.
So löst Opacc die Fehler: Ein Datenmodell statt zwei Systeme
Bei Opacc beginnt die Lösung dort, wo die meisten Fehler entstehen: an der Schnittstelle. Der Opacc Online Shop und das Opacc ERP arbeiten auf derselben Plattform und demselben Datenmodell. Es braucht keinen Connector und keine Middleware, die Daten zwischen zwei Welten übersetzt.
Für den Alltag heisst das: Artikel, Kundenpreise und Konditionen werden einmal im ERP gepflegt und stehen im Shop unmittelbar zur Verfügung. Verfügbarkeiten und Liefertermine kommen direkt aus der Warenwirtschaft. Bestellungen landen ohne Umweg als Auftrag im ERP, und Kunden sehen Belege, Auftragsstatus und Bestellhistorie im Shop. B2B-Shop, B2C-Shop und Kundenportal sind dabei keine getrennten Produkte, sondern drei Sichten auf dieselben Daten. Betrieben wird die Lösung auf Wunsch im Opacc Cloud Center in der Schweiz.
So bleiben Updates planbar, und Ihr Team kann sich auf Sortiment, Kunden und Wachstum konzentrieren statt auf den Unterhalt von Schnittstellen. Mehr dazu finden Sie in unseren Shop-Lösungen.
