Beliebige Dokumente integral und sicher managen

Beliebige Dokumente stehen zentral zur Verfügung

Das Dokument-Management- und -Archivierungs-System (DMAS, Option) stellt beliebige interne und externe Dokumente zentral über OpaccOXAS zur Verfügung. In Frage kommen alle Dokument-Typen, welche sich auf dem Filesystem verwalten lassen (Office, E-Mails, PDF, PDF/A, Bilder, Scans, CAD-Zeichnungen, etc.). Diese Dokumente können manuell oder automatisiert in DMAS eingecheckt werden. Einmal eingecheckte Dokumente können über alle erdenklichen Arten wieder gefunden werden (über Dokument-Eigenschaften, über Ordner-Struktur, über Volltextsuche, etc.). Für diese Dokumente stehen umfangreiche Management-Funktionen bereit:

  • DMAS-Barcode: Dieser spezifisch aufgebaute Barcode erlaubt die vollständige Automatisierung des Eincheck-Prozesses.
  • History: Ausgewählte Zugriffe auf Vorgänge können historisiert werden. Welche Vorgänge dazu gehören, bestimmten Sie selber.
  • Kategorisierung: Die Kategorien vereinfachen die Gruppierung von Suchergebnissen und erhöhen die Übersichtlichkeit.
  • Multi-Dateien-Dokumente: Einem DMAS-Dokument können beliebig viele Dateien zugeordnet werden. Beispielsweise kann eine E-Mail (Hauptdatei) kann beliebig viele Zusatzdateien (Anhänge) haben.
  • Rechtssichere Archivierung: Ausgewählte Dokumente lassen sich auch rechtssicher archivieren. Damit wird die physische Ablage überflüssig. Diese Archivierung ist insbesondere für E-Mails, Rechnungen (Verkauf/Debitoren und Einkauf/Kreditoren) beliebt.
  • Versionierung: Werden Dateien zu Dokumente mehrfach eingecheckt, so erhalten sie automatisch jeweils neue Versionen. Sämtliche Versionen bleiben transparent erhalten.
  • Volltextsuche: Damit finden Sie sehr schnell Inhalte in Dokumenten wie etwa Text in einer PDF-Datei.
  • Zugriffsschutz: Umfassende Zugriffs-Mechanismen stellen sicher, dass Dokumente nur von Berechtigen gefunden und eingesehen werden können. 

Integration mit Business Daten erlaubt Prozess-Unterstützung

Wie von modernen Dokument-Management-Systemen erwartet werden darf, bietet OpaccDMAS eine umfassende Funktionalität für die Verwaltung und das Schnelle Auffinden beliebiger Dokumente.

Zusätzlich aber kann OpaccDMAS Dokumente direkt mit Business Daten verlinken (OpaccOXAS, BusinessData). Einige Beispiele illustrieren den grossen Praxisnutzen:

  • E-Mails mit Adressen und Kontaktpersonen (Integration über Exchange vorhanden)
  • Vertrags-Dokumente mit Adressen und Projekten
  • Debitoren-Rechnungen mit den Rechnungsdaten, der Kunden- und der Rechnungs-Adresse
  • Unterzeichnete Auftragsbestätigungen mit Auftragsdaten und Kunden-Adressen
  • Unterzeichnete Lieferscheine mit Auftrags-/Lieferschein-Daten und Kunden-Adressen
  • Unterzeichnete Service-Rapporte (direkt auf dem Tablet möglich) mit den Rapport-Daten, den Objekten und den Kunden
  • Was auch immer in Ihrem Kontext von Bedeutung ist

Dokumente stehen so in den Prozessen gleichwertig mit den typischen Business Daten zur Verfügung. Dadurch erhöht sich der Wert beider Datentypen sowie die Prozess-Sicherheit in allen Anwendungen (OpaccERP, OpaccERPmobile oder eigene Anwendungen, welche die WebApplicationServices nutzen).

Erfolgreich im Einsatz bei: